A partir del 16 de febrero de 2019 resulta aplicable el Reglamento (UE) 2016/1191 que regula el reconocimiento de documentos públicos entre países miembros de la UE.

Las administraciones no pueden exigir la apostilla de un documento público expedido en otro Estado de la Unión Europea que conste relacionado en el Reglamento. La aplicación del Reglamento, obligatoria directamente aplicable en cada Estado miembro, y pretende reducir la burocracia en la circulación de los documentos públicos en la UE.

Los documentos públicos y testimonios expedidos por las autoridades de un país de la UE vinculan al resto de autoridades del resto de países de la UE sin necesidad de la apostilla, debiendo estimarlos como ciertos y auténticos.

Los ciudadanos no tendrán obligación de aportar el original del documento y una copia certificada, cuando un país de la UE permita la aportación de una copia certificada en lugar del original. Las autoridades de dicho país tienen obligación de aceptar la copia testimoniada en el país de la UE donde se haya despachado el documento público.

A efectos prácticos, implica por ejemplo la no obligación de apostillar un certificado de matrimonio expedido en aquellos países de la UE reseñados en el Reglamento, para que el referido matrimonio resulte aceptado y considerado plenamente válido a todos los efectos para las administraciones y juzgados del resto de países de la UE. Igualmente, no es necesario en lo sucesivo la exhibición del original del documento público y su copia certificada.

También el Reglamento elimina el deber de aportar una traducción de los documentos públicos cuando no estén redactados en una de las lenguas oficiales del país de la UE que reclama el documento en cuestión. Los ciudadanos pueden reclamar a las autoridades un impreso estándar multilingüe, disponible en cualquiera de las lenguas de la UE. Este impreso puede acompañarse al documento público para eludir las exigencias de traducción.

Por ejemplo si un certificado de defunción no está redactado en castellano/español, el interesado podrá pedir un impreso multilingüe que se encuentra traducido en todos los idiomas de la Unión Europea. Al aportar un documento público junto con el impreso estándar multilingüe la autoridad receptora solo podrá reclamar una traducción del documento público en circunstancias excepcionales. No obstante, en estos casos los países deberán también aceptar una traducción certificada hecha en cualquier país de la UE.

En el caso que la administración receptora dude sobre la legitimidad de un documento público de otro estado de la UE, podrá verificar su autenticidad ante la autoridad de expedición del país emisor de la UE, por medio de la actual plataforma informática, el Sistema de Información del Mercado Interior (IMI). De este modo, si por ejemplo España exigiera una traducción certificada del documento público, están obligados a admitir cualquier traducción certificada realizada en cualquier otro país de la UE.

El Reglamento regula la autenticidad de los documentos públicos, pero no alcanza a los efectos jurídicos que puedan tener internamente en cada uno de los países de la UE. El reconocimiento de los efectos jurídicos de los documentos públicos se regula como hasta ahora por la ley interna del país de la UE receptor del documento.

Por ejemplo, una sentencia de divorcio recaída en un juzgado de un país de la UE no tiene efectos jurídicos automáticos en cualquier otro país de la UE. Es necesario la tramitación de un proceso judicial interno en función de la legislación del País receptor de la UE, para que los efectos del divorcio tengan plena vigencia en el mismo. En España, dicho trámite se efectúa a través del procedimiento denominado “exequatur”.

Los documentos públicos contemplados en el marco de aplicación de este Reglamento son los diplomáticos y consulares, las actas notariales, documentos judiciales y los certificados oficiales sobre documentos privados.

Por todo ello, las autoridades y administraciones españolas no podrán exigir la Apostilla de la Haya a aquellos documentos que versen sobre nacionalidad, domicilio o residencia, nombre, divorcio, separación judicial o anulación del matrimonio, ausencia de antecedentes penales, nacimiento, filiación, defunción, matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para registrarse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), cancelación del registro de una unión de hecho, divorcio judicial o anulación de una unión de hecho registrada, adopción, derecho de sufragio activo y pasivo en elecciones municipales y en elecciones al Parlamento Europeo.